Trong bối cảnh dịch Corona đang dần lan rộng ở nhiều nước trên thế giới, tổ chức sự kiện trực tuyến đang trở thành một xu hướng mới trong ngành sự kiện, khi mà một loạt các sự kiện lớn bị huỷ do lo ngại ảnh hưởng của dịch.

Xu hướng tổ chức sự kiện online trên thế giới

Kể từ khi được phát hiện tại Vũ Hán, Trung Quốc, dịch bệnh Corona ngày càng lan rộng và gây ra nhiều hệ luỵ cho nền kinh tế, ảnh hưởng lớn đến nhiều doanh nghiệp, trong đó có ngành tổ chức sự kiện.

Hàng loại các sự kiện có quy mô lớn trên thế giới đã bị huỷ do lo ngại ảnh hưởng của virus Corona. Chúng ta có thể kể đến: Sự kiện Đại hội Thế giới Di động (Mobile World Congress – MWC) tại Tây Ban Nha phải huỷ bỏ do một loạt các hãng di động lớn như LG, Intel, Sony,… từ chối tham dự; hoặc sự kiện Hội nghị Tiếp thị Toàn cầu của Facebook tại San Francisco cũng đã thông báo huỷ bỏ.

Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Và câu trả lời tối ưu nhất chính là tổ chức sự kiện trực tuyến thông qua mạng Internet.

Mới đây nhất, trong khuôn khổ tuần lễ thời trang Milan tại Ý, hãng thời trang Giorgio Armani đã quyết định tổ chức show giới thiệu bộ sưu tập Thu Đông 2020 mà không có người xem tại sàn diễn. Thay vào đó, sự kiện được phát trực tiếp trên 3 kênh: website, instagram và facebook của hãng.

Buổi trình diễn bộ sưu tập Thu Đông 2020 – 2021 của Giorgio Armani trong khuôn khổ Tuần lễ thời trang Milan sẽ được phát trực tuyến trên trang web và các mạng xã hội của hãng. (Ảnh: Getty)

Gần gũi hơn, ngay tại 5S Media mới đây cũng đã tổ chức 2 hội thảo trực tuyến về chủ đề công nghệ cho đối tác Tổng Công ty Công nghệ và Giải pháp CMC TS trên nền tảng Microsoft Teams. Mỗi buổi hội thảo thu hút hơn 100 người tham gia và đều diễn ra thành công tốt đẹp, để lại ấn tượng tốt trong lòng khán giả.

Một buổi hội thảo trực tuyến do 5S Media tổ chức trên nền tảng Microsoft Teams.

Các lợi ích của tổ chức sự kiện online

Trong bối cảnh dịch bệnh phức tạp cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc chuyển dịch từ các hình thức sự kiện truyền thống sang sự kiện online là không thể tránh khỏi. Lợi ích của sự kiện trực tuyến đem lại cho cả doanh nghiệp và khách hàng là không hề nhỏ: Khách hàng vừa có thể thu nhận kiến thức, trao đổi thông tin, vừa tránh tụ tập đông người làm tăng khả năng nhiễm bệnh. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng, duy trì các hoạt động cốt lõi đem lại doanh thu, đảm bảo khả năng chi trả cho nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thêm lợi ích kinh tế khi không phải mất chi phí thuê địa điểm, âm thanh – ánh sáng và in ấn.

Bí quyết tổ chức sự kiện online hiệu quả

Để tổ chức sự kiện online thành công, bạn có thể tham khảo các “bí quyết” dưới đây:

1. Phân công nhiệm vụ rõ ràng

Vì tổ chức trên môi trường online, những khó khăn của việc nhân sự không làm việc trực tiếp với nhau là không thể tránh khỏi. Bởi vậy, phân công nhiệm vụ rõ ràng là yếu tố đầu tiên quyết định tới thành công của một sự kiện trực tuyến. Ai là người lo kỹ thuật, ai là người phụ trách MC, ai là người quản lý các câu hỏi gửi tới diễn giả,… Mỗi người nắm rõ nhiệm vụ của mình, sự kiện sẽ diễn ra thuận lợi.

2. Tìm hiểu kỹ nền tảng tổ chức sự kiện

“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”! Là đơn vị tổ chức, bạn cần hiểu rõ nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến hơn bất cứ ai. Chỉ có vậy, bạn mới có thể chuyển đổi nhanh gọn và xử lý các lỗi kỹ thuật nếu có trong quá trình sự kiện diễn ra. Hai hội thảo online vừa qua do 5S Media tổ chức đều sử dụng Microsoft Teams – công cụ vô cùng tiện lợi hỗ trợ doanh nghiệp quản lý việc làm việc từ xa hiệu quả. 

3. Trao đổi kỹ càng với diễn giả cũng như đối tác trước khi tổ chức sự kiện

Mặc dù không thể gặp mặt trực tiếp diễn giả hay đối tác để trao đổi, hãy sử dụng các kênh giao tiếp online để thảo luận. Ngoài ra, bạn cũng nên đặt ra các tình huống giả định để tất cả mọi người có thể tập dượt trước.

4. Kết hợp sử dụng các nền tảng công nghệ khác 

Tất nhiên, với một sự kiện trực tuyến, việc tận dụng sức mạnh công nghệ là yếu tố cốt lõi. Ngoài sử dụng một nền tảng tổ chức sự kiện “chuyên nghiệp, bạn cũng đừng bỏ qua các công cự khác như Google Forms, Powerpoint, Email Marketing… để thu thập ý kiến khách hàng, cũng như đảm bảo sự hấp dẫn cho phần trình bày của diễn giả.

5. Đừng bao giờ quên tổng duyệt – cũng như sự kiện offline vậy!

Dù đã chuẩn bị kỹ càng, bạn cũng không thể bỏ qua bước cuối cùng: Tổng duyệt. Đây là lúc bạn ghi chú lại các vấn đề xảy ra ngoài kế hoạch, cân đối lại thời gian các nội dung của sự kiện và cùng cả team lên “dây cót” trước khi sự kiện diễn ra chính thức.  

Trong thời điểm bắt buộc phải làm việc từ xa do tác động của dịch Covid-19, sự kiện trực tuyến không chỉ trở thành cơ hội “sống còn” cho các công ty tổ chức sự kiện mà còn là kênh quảng bá hiệu quả cho các doanh nghiệp khác. Với kinh nghiệm tổ chức thành công các sự kiện online trong thời gian gần đây, 5S Media tự tin khẳng định là một địa chỉ bạn có thể tin cậy khi cần tìm kiếm các đơn vị tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp.